0. Einleitung
Nicht für jedes Unternehmen lohnt sich die Besetzung eines Sekretariates. Wenn es nur darum geht, die eigene Erreichbarkeit zu erweitern oder den Kunden einen mehrsprachigen Kundenservice anzubieten. Wenn der Chef nicht ständig durch Telefongespräche gestört wird, kann er konzentrierter arbeiten. Der Telefonservice erhält genaue Anweisungen, wie bei einem Anruf verfahren wird. Durch den Service ist auch eine koordinierte Terminvergabe möglich.
1. Telefonservice Ratgeber
Der Telefonservice Ratgeber soll die Vorteile eines Telefonservice bieten und Aufschluss darüber geben, ob der Service auch für die eigenen Zwecke gut geeignet ist.
1.1 Was ein Telefonservice?
Ein Telefonservice ist eine Dienstleistung, die außerhalb des eigenen Bürogebäudes stattfindet. Somit können eigene Ressourcen geschont und die Miete für ein Sekretariat eingespart werden. Wenn man fokussierter und effizienter arbeiten möchte und das Telefon klingelt, ist ein Telefonservice genau das Richtige. Unternehmer sind durch den Service jederzeit erreichbar. Durch den Telefonservice können Unternehmen die Produktion und Kundenbetreuung unter einen Hut bekommen. Viele Kunden erwarten, dass ein Unternehmen immer erreichbar ist. Besonders für Neukunden spielt die Erreichbarkeit und die Freundlichkeit am Telefon eine große Rolle, ob es zu einer Auftragsvergabe kommt. Der erste Kontakt ist häufig ausschlaggebend für die weitere berufliche Zusammenarbeit. Es sollte daher vermieden werden, dass derartige Anrufe von einem gestressten Mitarbeiter entgegen genommen werden. Der Telefonservice wird alle wichtigen Daten und Informationen notieren und an die Chefetage weiterleiten.
1.2 Warum kauft man ein Telefonservice?
Viele Telefonservice Unternehmen bieten einen Bestellservice an. Die Mitarbeiter werden entsprechend geschult und können auch beratende Tätigkeiten übernehmen. Eine Schulung findet immer individuell statt, sodass sie sich kompetent und jeden Kunden kümmern können. Betriebe können einen Telefonservice nach den Bürozeiten, am Wochenende oder 365 Tage im Jahr nutzen. Zu diesem Zweck bieten Telefonservice Anbieter jedem Unternehmen ein individuelles Paket an. Unternehmen können bei Bedarf selbst entscheiden, wie und wann die Anrufe durch den externen Anbieter übernommen werden können. Die Rufumleitung lässt sich leicht aktivieren und deaktivieren. Die Einrichtung des speziellen Büroservices ist bei den meisten Anbietern kostenlos. Es werden nur Kosten abgerechnet, die tatsächlich entstanden sind. Damit Fehler vermieden werden, kann mit dem Telefonservice abgesprochen werden, dass jeder Anruf, der entgegengenommen wurde, dokumentiert wird. Das Unternehmen erhält direkt eine Anrufinformation. Die erfahrenen Mitarbeiter fassen alle wichtigen Informationen zusammen. Somit ist man immer auf dem neuesten Stand.
1.3 Top3: Was sind die Vorteile eines Telefonservice?
Ein Telefonservice bietet viele Vorteile. Für kleine Betriebe lohnt es sich finanziell nicht, einen Mitarbeiter nur für die Anrufannahme einzustellen. Das ist in der Regel mit höheren Kosten verbunden. Neben dem Gehalt kommen auf ein Unternehmen auch Kosten wie Urlaubsgeld, Personalkosten, Büromiete oder Krankenstände zu. Durch einen Telefonservice kann diese Aufgabe ausgelagert werden. Viele Telefonservice-Anbieter stellen nur das in Rechnung, was tatsächlich benötigt wurde. Der Service nimmt extern alle Anrufe entgegen. Die erfahrenen Mitarbeiter kümmern sich freundlich und kompetent um alle Anliegen. Die Chefetage kann ungestört arbeiten und auch am Wochenende einfach einmal abschalten. Es ist für Kunden immer einfacher, wenn sie ein Unternehmen unter einer bestimmten Nummer erreichen können. Damit sie immer den richtigen Ansprechpartner erreichen ist es wichtig, dass der Telefonservice die Vermittlungsfunktion übernimmt. Alle Anrufe werden im Namen des Unternehmens entgegengenommen.
Bei Bedarf werden sie an den gewünschten Ansprechpartner weitergeleitet. Durch den Service können Arbeitsabläufe verbessert und Personalkosten gesenkt werden. Kunden können besonders lange Servicezeiten geboten werden. Selbst Sonder- oder Randzeiten werden telefonisch abgedeckt. Das Unternehmen wird optimal entlastet. Der Telefonservice kann auch nur speziell als Krankheits- oder Urlaubsvertretung und in Stoßzeiten genutzt werden. Die erfahrenen Mitarbeiter unterstützen die Telefonzentrale, das Sekretariat oder Vorzimmer sowie die 24h-Hotline. Durch die besonders hohe Serviceorientierung besteht ein höherer Wettbewerbsvorteil. Für Kunden wird durch die hohe Erreichbarkeit jederzeit eine professionelle Außenwirkung geboten.
1.4 Telefonservice: Wie erkennt man hochwertige Qualität?
Ein guter Telefonservice arbeitet eng mit dem Unternehmen zusammen. Dadurch ist es sogar möglich, einen engen Kontakt zum Kunden aufzubauen und sogar eine Produktberatung in Anspruch zu nehmen. Gute Telefonservice verfügen nur über freundliche und hilfsbereite Mitarbeiter, die sich auf jedes Unternehmen individuell einstellen können. Die erfahrenen Mitarbeiter arbeiten seriös und zuverlässig. Sie übernehmen je nach Bedarf die Anrufannahme, Buchungen, Terminvergaben, Bestellannahmen oder Beschwerdeannahme.
2. Abschlussfazit und Empfehlung
Ein Telefonservice übernimmt nach Absprache die unterschiedlichsten Aufgaben. Durch den Service ist die Erreichbarkeit des Unternehmens gesichert. Auch eine 24 h Auftragsannahme ist dadurch gewährleistet. Der Service ist besonders für kleine Betriebe und Selbstständige interessant. Nicht für jeden Betrieb lohnt sich die Einrichtung eines Sekretariats. Ein Telefonservice kann flexibel genutzt werden. Betriebe können sich darauf verlassen, dass alle Anrufe freundlich angenommen werden. Bei Bedarf kann der Service auch zu Stoßzeiten oder bei einem Überlauf der Telefonleitung eingesetzt werden. Durch den Service bleiben Betriebe flexibel können die internen Kapazitäten sinnvoller nutzen. Viele Telefondienste bieten einen 24 Stunden Service auch an Feiertagen und am Wochenende an.
3. Produktempfehlungen
3.1 Das Digital Transformer’s Dilemma: Wie Sie Ihr Kerngeschäft digitalisieren und gleichzeitig innovative Geschäftsmodelle aufbauen
Das Taschenbuch „Das Digital Transformer´s Dilemma“ wurde am 02. Juni 2021 veröffentlicht. Es bietet viele wichtige Informationen, wie ein Kerngeschäft digitalisiert werden kann. Aufgrund der leicht verständlichen und wichtigen Informationen rund um die digitale Transformation von Unternehmen, wurde das Buch für den International Book Award 2021 nominiert. Auf 464 Seiten findet man viele Fallstudien, Interviews mit Führungskräften von führenden Unternehmen wie BASF, Volkswagen oder Nestlé und eigene Erfahrungen des Autors. Dem Leser wird das schwierige Gleichgewicht zwischen der Digitalisierung und Revitalisierung nähergebracht. Das Buch konzentriert sich vor allem auf die realistische Umsetzung der digitalen Transformation und bietet viele Informationen, Tools und Handlungsanleitungen.