0. Einleitung
Durch einen Arbeitsvertrag werden alle rechtlichen Grundlagen eines Arbeitsverhältnisses klar geregelt. Jeder Arbeitnehmer hat ein Recht auf eine Lohn- oder Gehaltsabrechnung. In einigen Unternehmen wird sie auch als Monats- oder Entgeltabrechnung bezeichnet. Unser Ratgeber über Lohn- und Gehaltsabrechnungen soll dir helfen, in Zukunft selbst eine Abrechnung erstellen zu können. Bei einer Lohnabrechnung werden immer alle tatsächlich erbrachten Arbeitsstunden aufgeführt und berechnet. Diese Abrechnungen können monatlich sehr unterschiedlich ausfallen. Die Endsumme wird meistens mithilfe eines Stundenlohns berechnet. Bei einer Gehaltsabrechnung handelt es sich um einen fest vereinbarten Betrag, der monatlich an die Angestellten überwiesen wird.
1. Lohn- und Gehaltsabrechnung Ratgeber
Unser Lohn- und Gehaltsabrechnung Ratgeber zeigt dir, wie eine Gehaltsabrechnung aufgebaut ist und worauf du besonders achten solltest. Mit einem Programm für die Lohnabrechnung kannst du auch als Laie fehlerfrei Abrechnungen erstellen, die du deinen Mitarbeitern monatlich zur Verfügung stellst. Beim Kauf eines Programms solltest du darauf achten, dass sie dir die unterschiedlichen Lohnarten (Minijob, Werkstudenten, Teilzeit) bieten. Zusätzlich sollte das Programm zur Anzahl deiner Mitarbeiter passen. Die meisten Programme bieten einen Einrichtungs-Assistenten und einen umfassenden Support. Derartige Programme sind besonders gut für Einsteiger geeignet.
1.1 Was ist eine Lohn- und Gehaltsabrechnung?
Eine Lohn- und Gehaltsabrechnung dokumentiert, aus welchen Bestandteilen sich der Lohn bzw. das Gehalt zusammensetzt. Jeder Mitarbeiter erhält eine eigene Abrechnung, die den Namen und die Anschrift des Arbeitgebers und Mitarbeiters, die Versicherungsnummer und das Geburtsdatum, das Datum des Beschäftigungsbeginns, die Lohnsteuerklasse und der Abrechnungszeitraum umfasst. Auch eventuelle Steuerfreibeträge, Kinderfreibeträge und Kirchensteuerabzüge müssen separat aufgelistet werden. Der Mitarbeiter muss auf einen Blick erkennen können, was er verdient hat und letztendlich ausbezahlt bekommen hat. Hierfür ist es wichtig, dass in jeder Abrechnung die Anzahl der Sozial- und Steuerversicherungstage aufgeführt ist. Da der Arbeitgeber um die Überweisung der Beiträge für die Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung kümmert müssen auch Angaben zur zuständigen Einzugsstelle des Gesamtsozialversicherungsbeitrags gemacht werden.
1.2 Was können 3 schnelle Tipps sein, um eine Lohn- und Gehaltsabrechnung zu nutzen?
1. Auf der Lohn- und Gehaltsabrechnung muss direkt erkennbar sein, was dir auf dein Konto überwiesen wird. Auf vielen Kontoauszügen ist auch die Kontonummer sichtbar, auf der das Geld eingezahlt wurde.
2. Beim Gesamtbruttoentgelt handelt es sich um den Gesamtbetrag, der für den vergangenen Monat ausgezahlt wurde. Er setzt sich aus dem Gehalt, der Sachleistung, Bonuszahlungen, Vorteilen (Firmenhandy, Firmenwagen) oder den vermögenswirksamen Leistungen zusammen.
3. Eine Lohn- oder Gehaltsabrechnung wird beispielsweise für den Antrag eines Kredits benötigt. Du benötigst sie aber auch für deine Einkommenssteuer. Der Wechsel deiner Steuerklasse ist immer dann möglich, wenn sich der Familienstand durch Geburt eines Kindes, Hochzeit oder Scheidung ändert. Bei Kindern sollte immer über einen Steuerberater geklärt werden, wer die Kinder mit auf die Steuerkarte nehmen sollte, um jährlich Geld einzusparen.
1.3 Wie erkennt man hochwertige Qualität bei Lohn- und Gehaltsabrechnung Dienstleistern?
Ein gutes Lohn- und Gehaltsprogramm deckt alle relevanten Funktionen ab, die du für eine Abrechnung benötigst. Das Programm sollte für alle Vertragsarten zur Verfügung stehen und auch Spezialfälle ermöglichen. Bei den Spezialfällen kann es sich zum Beispiel um Mitarbeiter handeln, die sich in Kurzarbeit befinden. Die Berechnung der Beiträge sollte immer automatisch erfolgen. Das betrifft auch die Stammdatenverwaltung und die Lohnnebenkosten. Sollte es zu Problemen mit dem Programm oder Rückfragen allgemein bestehen, sollte es möglich sein, den Support des Anbieters direkt zu kontaktieren. Ein Chat, eine Hotline und ein FAQ-Bereich sollten kostenlos nutzbar sein. Einige Programme unterstützten Online-Banking. Das bedeutet, dass die Gehälter nach der Erstellung der Abrechnung automatisch an alle Mitarbeiter überwiesen werden. Somit kannst du bei der Lohnabrechnung viel Zeit einsparen. Viele Programme erstellen maschinelle Bescheinigungen für die Mitarbeiter und bieten zusätzlich einen Mobil-Modus. Somit wird der Funktionsumfang perfekt abgerundet.
1.4 Lohn- und Gehaltsabrechnung: was kostet das?
In der Regel kosten Programme, die dich bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung unterstützen sollen zwischen 30 und 50 Euro. Hierbei kommt es auf das gewünschte System und der Größe deines Unternehmens an. Für Kleinbetriebe stehen günstige Lösungen zur Auswahl. Mit einem Lohnabrechnungsprogramm bist du bei deiner Buchhaltung immer gut ausrüstet und rechtssicher. Achte bei deiner Wahl auf einen guten Support, günstigen Preis und Schnittstellen. Kannst du mit deinem Programm die Daten der Gehalts- oder Lohnsoftware an Elster oder den Steuerberater weiterleiten? Weitere wichtige Kaufkriterien sind die Nutzerfreundlichkeit und der Funktionsumfang (Quelle: Lohn- und Gehaltsabrechnung auslagern für Berlin).
2. Abschlussfazit und Empfehlung
Wenn du selbst eine Lohnabrechnung erstellen musst oder deine eigene besser verstehen möchtest, stehen dir viele Taschenbücher und YouTube Videos zur Auswahl. Hersteller wie Lexoffice, Sage, Flammesoft, Buhl, Datev oder Perfect bieten Programme an, mit denen du schnell und einfach eine Lohnabrechnung erstellen kannst. Lösungen von Lexoffice werden von vielen Nutzern als sehr leicht verständlich beschrieben. Derartige Programme kannst du oftmals direkt mit deiner Buchhaltung kombinieren. Das erspart dir bei der Erstellung der Abrechnung viel Zeit und Arbeit. Auch Fehler können minimiert werden, da die Daten direkt von der Zeiterfassung übernommen werden können. Die meisten Programme sind unter 30 Euro erhältlich.
3. Produktempfehlungen
3.1 Crashkurs für Lohn und Gehalt-Grundlagen der Lohnabrechnung, Sozialversicherung und Lohnsteuer
Das Taschenbuch Crashkurs für Lohn und Gehalt-Grundlagen der Lohnabrechnung, Sozialversicherung und Lohnsteuer wurde am 26.03.2021 veröffentlicht. Es wird durch den Haufe Fachbuch Verlag vertrieben und umfasst 280 Seiten. Du lernst durch das Buch den exemplarischen Ablauf einer Entgeltabrechnung. Zusätzlich enthält es alle gesetzlichen Grundlagen und Abrechnungsschritte, die für die Lohn- und Entgeltarten wichtig sind. Dir wird die Grundlage der Lohnbesteuerung und Sozialversicherung etwas nähergebracht. Durch konkrete Praxisfälle kannst du die unterschiedlichen Regelungen besser verstehen. Checklisten und umfangreiche Arbeitsunterlagen sollen dich dabei unterstützen, sie für die eigene tägliche Praxis zu nutzen. In der 3. Auflage erhältst du zusätzlich die neuen Lohnsteuer- und SV Werte für 2021.