In vielen Kanzleien funktioniert die eingesetzte Software grundsätzlich.
Akte, DMS, E-Mail, Zeiterfassung – alles läuft.
Und trotzdem gibt es ein klares Gefühl im Alltag:
Niemand fasst etwas an.
Änderungen werden vermieden.
Anpassungen verschoben.
Entscheidungen vertagt.
Nicht, weil es egal ist –
sondern weil niemand sicher sagen kann, was danach kaputtgeht.
Typische Situationen aus dem Kanzlei-Alltag
Das Problem zeigt sich nicht offen, sondern zwischen den Zeilen:
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kleine Änderungen dauern unverhältnismäßig lange
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neue Mitarbeitende brauchen Wochen, um sich zurechtzufinden
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bestimmte Abläufe „kann nur Person X“ erklären
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bei Updates herrscht Nervosität
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niemand weiß genau, was miteinander verknüpft ist
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der Satz „Lass das lieber, das haben wir damals extra so gemacht“ fällt regelmäßig
Wenn das bekannt klingt, ist das System nicht stabil –
es wird nur vorsichtig behandelt.
Warum diese Situation in Kanzleien entsteht
Die Ursache liegt selten in der Software selbst.
Sie liegt in der Art, wie Systeme in Kanzleien wachsen.
Typisch ist:
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Software wird eingeführt, wenn ein akutes Problem entsteht
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Entscheidungen werden neben dem Tagesgeschäft getroffen
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Dokumentation entsteht nicht oder bleibt technisch
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Dienstleister wechseln, Wissen bleibt nicht zurück
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Verantwortung endet mit der Einführung
Das System funktioniert –
aber nur, solange niemand ernsthaft daran rührt.
Warum das in Kanzleien besonders kritisch ist
Kanzleien arbeiten unter anderen Rahmenbedingungen als klassische Unternehmen:
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hohe Verantwortung
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wenig Fehlertoleranz
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enge Zeitfenster
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laufender Betrieb ohne Pausen
Deshalb entsteht schnell eine Kultur der Vorsicht:
Lieber nichts ändern, als etwas falsch machen.
Kurzfristig fühlt sich das sicher an.
Langfristig blockiert es jede Weiterentwicklung.
Was Kanzleien an dieser Stelle oft falsch machen
Wenn der Leidensdruck steigt, wird häufig versucht, das Problem zu umschiffen:
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Workarounds werden akzeptiert
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Prozesse werden informell geregelt
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einzelne Personen werden zu „Systemhaltern“
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Anpassungen werden nur im Notfall vorgenommen
Das reduziert kurzfristig das Risiko –
erhöht aber die Abhängigkeit und den Zeitaufwand.
Worum es eigentlich geht
Es geht nicht darum, ständig neue Software einzuführen.
Es geht darum, wieder handlungsfähig zu sein, ohne Angst vor Nebenwirkungen.
Dazu braucht es:
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Klarheit über Abhängigkeiten
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nachvollziehbare Abläufe
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Wissen, das nicht an Personen hängt
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ein System, das erklärbar ist
Ein Kanzleisystem muss nicht modern sein.
Es muss verstehbar und verlässlich änderbar sein.
Wie ich dabei vorgehe
Ich schaue mir die bestehenden Systeme aus Sicht des Kanzlei-Alltags an.
Nicht:
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wie sie einmal gedacht waren
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oder was der Hersteller verspricht
Sondern:
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wie sie heute genutzt werden
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wo Unsicherheit entsteht
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was Änderungen blockiert
Konkret bedeutet das:
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Analyse der bestehenden Software-Landschaft
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Klärung von Abhängigkeiten
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Identifikation kritischer Engstellen
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Strukturierung statt Erweiterung
Kein neues Tool, wenn es nicht notwendig ist.
Kein Dauerprojekt.
Keine Agenturabhängigkeit.
Nächster Schritt
Wenn Sie merken, dass Änderungen in Ihrer Kanzlei vermieden werden,
weil niemand die Folgen einschätzen kann,
kann eine externe Einordnung sinnvoll sein.
Ich sage Ihnen offen,
ob Handlungsbedarf besteht –
und ob sich etwas sinnvoll ändern lässt.