Viele Kanzleien haben in den letzten Jahren digitale Werkzeuge eingeführt, um Abläufe zu vereinfachen.
In der Praxis passiert häufig das Gegenteil:
Mehr Klicks, mehr Abstimmung, mehr Unsicherheit.
Der Arbeitstag wird nicht kürzer, sondern fragmentierter.
Niemand traut sich, etwas zu ändern, weil nicht klar ist, was davon abhängt.
Wenn Ihnen das bekannt vorkommt, liegt das Problem nicht bei den Mitarbeitenden.
Es liegt an der Struktur der digitalen Prozesse.
Typische Anzeichen aus dem Kanzlei-Alltag
In vielen Kanzleien zeigen sich ähnliche Symptome:
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mehrere Tools für ähnliche Aufgaben
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doppelte oder manuelle Datenpflege
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Medienbrüche zwischen E-Mail, Akte und DMS
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Prozesse, die nur von einzelnen Personen verstanden werden
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Änderungen führen zu neuen Problemen
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Unsicherheit, was man anfassen darf und was nicht
Treffen mehr als ein oder zwei Punkte zu, handelt es sich nicht um Einzelfälle, sondern um ein Systemproblem.
Warum digitale Prozesse oft scheitern
Digitale Werkzeuge werden meist einzeln eingeführt.
Ein Tool hier, eine Erweiterung dort, später noch eine Automatisierung.
Was dabei fehlt,:
eine durchgängige Betrachtung der tatsächlichen Arbeitsabläufe.
Häufige Ursachen:
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Entscheidungen werden isoliert getroffen, nicht prozessual
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der spätere Betrieb wird nicht mitgedacht
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Verantwortung endet nach der Einführung
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niemand fühlt sich zuständig, wenn etwas nicht mehr rund läuft
Das Ergebnis ist ein Setup, das theoretisch sinnvoll erscheint, im Alltag aber Zeit kostet.
Was Kanzleien an dieser Stelle oft falsch machen
Wenn digitale Prozesse anfangen zu nerven, wird häufig versucht, das Problem operativ zu lösen:
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zusätzliche Tools
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Schulungen
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Workarounds
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neue Regeln
Diese Maßnahmen ändern jedoch nichts an der zugrunde liegenden Struktur.
Im Gegenteil: Sie erhöhen oft die Komplexität weiter.
Worum es stattdessen geht
Digitale Prozesse müssen nicht perfekt sein.
Sie müssen verständlich, stabil und wartbar sein.
Das bedeutet:
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klare Abläufe statt maximaler Funktionsumfang
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weniger Übergabepunkte
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eindeutige Zuständigkeiten
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Änderungen, die vorhersehbare Auswirkungen haben
Nicht mehr Digitalisierung, sondern weniger Reibung.
Wie ich dabei vorgehe
Ich schaue mir bestehende digitale Prozesse so an, wie sie im Kanzlei-Alltag tatsächlich genutzt werden – nicht so, wie sie einmal geplant waren.
Konkret:
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Analyse der vorhandenen Tools und Abläufe
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Identifikation unnötiger Schritte und Brüche
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Vereinfachung statt Erweiterung
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klare Struktur statt individueller Workarounds
Kein neues Tool, wenn es nicht zwingend notwendig ist.
Kein Dauerprojekt.
Keine Agenturbindung.
Für wen das sinnvoll ist
Diese Herangehensweise ist sinnvoll für Kanzleien,
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die merken, dass digitale Prozesse Zeit kosten
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die nicht wissen, wo sie sinnvoll ansetzen sollen
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die keinen Experimentierbetrieb mehr wollen
Nicht sinnvoll ist sie, wenn:
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gerade alles neu eingeführt wurde
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noch bewusst getestet werden soll
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keine Änderungen gewünscht sind
Nächster Schritt
Wenn Sie wissen möchten, ob und wo Ihre digitalen Prozesse unnötig Zeit kosten, können Sie Kontakt aufnehmen.
Ich sage Ihnen offen, ob Handlungsbedarf besteht – und ob sich etwas sinnvoll ändern lässt.