In diesem Artikel möchten wir die Frage beantworten “Wann ist eine Projektverwaltungssoftware sinnvoll?”. Es gibt viele Vorteile, die durch eine gute Projektverwaltung entstehen.

Wann ist Projektverwaltung sinnvoll?

Eine Software zur Projektverwaltung ist vor allem dann sinnvoll, wenn du im Team arbeitest und ein Projekt genau geplant werden muss.

Du sparst so viel Zeit, durch Festlegung von Zielen und Prioritäten können Fehler im Ablauf vermieden werden. Aufgaben können bestimmten Teams oder Mitarbeitern zugeordnet werden. Der zeitliche Rahmen für alle Bereiche und Aufgaben können abgesteckt werden.

Es gibt eine Planung, nach der sich jeder richten kann. Bei einer guten Software gibt es visuelle Projektstrukturen, die man ausdrucken kann. Aufgabenfortschritt oder erreichte Meilensteine können in Grafiken wie z. B. Diagrammen dargestellt werden. Sehr moderne Programme bieten außerdem spezielle Funktionen zur Kommunikation über die Software, z. B. Räume für Diskussionen.

In modernen und professionellen Unternehmen wird schon lange eine Software genutzt zur Projektverwaltung. Dies macht vor allem Sinn bei Projekten ab einer bestimmten Größe, die über einen längeren Zeitraum laufen.

Projektverwaltung

Moderne Produkte bieten automatische prioritätenbasierte Planung, dass bedeutet: du sortierst die Aufgaben eines Projektes per Drag & Drop und danach erstellt die Software automatisch einen Projektplan.

Eine Software zur Projektverwaltung bietet außerdem visuelle Darstellung der Projektplanung, das ist vor allem für Mitarbeiter sehr interessant. Innerhalb der Software kann man sich Echtzeit Diagramme ansehen, diese können Meilensteine, den Projektstatus und Fälligkeitstermine anzeigen.

Gibt es einen Fortschritt innerhalb des Projekts, dann aktualisiert die Software die komplette Projektplanung. Für Teams ist das Team Network sehr interessant, dieses bietet z. B. Platz für Diskussionen und eine Dokumentenverwaltung. Dass ganze funktioniert auch innerhalb von MS Office und kann über eine Cloud oder dem eigenen Server laufen.

Teamaufgaben verwalten

Mit der Software kansnt du ToDo-Listen mit anderen Teammitgliedern verwalten. Es können auch Workflow Aufgaben erstellt werden mit Prioritäten und Enddatum. Dateien werden an einem zentralen Platz gespeichert. Email Besprechungen werden aufbewahrt. Durch Dokumentenverwaltung kann man schnell die richtige Version einer Datei finden. Es ist auch möglich unbegrenzt viele Teilaufgaben zu erstellen, damit alle Teammitglieder wissen was zu tun ist. Änderungen können in Echtzeit betrachtet und in einer Historie vollständig nachvollzogen werden. So haben Alle immer den gleichen Informationsstand.

Leistungsfähige und adaptive Projektverwaltung

Beschleunige interne Abläufe mit einer besseren Projektverwaltung. Eine moderne Projektverwaltungssoftware bietet einen grafischen Workflow-Generator mit dem du per Drag&Drop Geschäftsprozesse abbilden kansnt. Die Prozesse können zwischen den Mitarbeitern (Teams) geteilt werden.

Workflows die sich wiederholen können als wiederkehrende Workflows geplant werden. Wenn ein Workflow-Schritt nicht zu einer unvorhergesehenen Aufgabe passt dann kannst du diese Ad-Hoc-Aufgaben erstellen. Der Workflow muss dadurch also nicht verändert werden. Besonders praktisch ist das Prozessabbildungen schon erstellt werden können, selbst dann wenn noch einige Abläufe fehlen. Sehr beliebt ist auch die Modifikation “on the fly”, dadurch können Prozesse immer noch verändert werden und es entfällt eine evtl. Neueinrichtung von Prozessen.

Fazit

Projektplanung kann mit einer guten Projektverwaltungssoftware sehr viel mehr Spaß machen. Man hat so alle wichtigen Details im Griff und kann visuell darstellen, wie das Projekt derzeit abläuft bzw. wie der Stand ist. Besonders wichtig ist, dass man die richtige moderne Software nutzt. Wobei hier oft für den Start schon eine einfache Excel Version oder ein Kanban Board erste Schritte bieten kann.

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